ELMADAĞ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Genel Esaslar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, Elmadağ Belediye Başkanlığı’nda imzaya yetkili makamları yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde belirlemek, mevzuatla verilen yetkileri belirli ilke ve usullere bağlamak, Başkanlık içi ve dışı yazışmalarda yetkilerin kullanılmasına açıklık kazandırmak, sorumluluk oranında kullandırılması yoluyla hizmetlerin daha etkin ve ekonomik olarak yürütülmesini sağlamaktır.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Başkan, Başkan Yardımcıları ve Birim Amirleri ile daha alt kademedeki yöneticilerin, Belediyenin hizmet ve faaliyetlerine ait imza yetkilerini ve bu yetkilerin tam ve etkili olarak kullanılmasına ilişkin esas ve usulleri kapsar.

(2) Diğer mevzuat hükümlerine istinaden sorumlu unvanlarda bulunanlara veya görevlilere/görevlendirilenlere münhasıran verilen imza yetkileri bu yönerge kapsamı dışındadır.

Yasal dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 5393 sayılı Belediye Kanununun 42. maddesi uyarınca hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönergede geçen;

a)Belediye: Elmadağ Belediyesini,

b)Başkanlık: Elmadağ Belediye Başkanlığını,

c)Başkan: Elmadağ Belediye Başkanını,

ç)Başkan Yardımcısı: Birimin bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,

d)Birim: Ana Hizmet, Danışma ve Denetim ile Yardımcı Hizmet Müdürlüklerini,

e)Birim Amiri: Birim Müdürünü ifade eder.

İmzaya yetkili makamlar

MADDE 5- (1) Bu Yönerge ile imzaya yetkili makamlar;

a) Başkan

b) Başkan Yardımcıları

c) Birim Amirleri

ç) Birim Amirlerinin yetki devrettiği personeldir.

Esas ve usuller

MADDE 6- (1) İmza yetkisi kullanılırken;

a)İmza yetkilerinin sorumlulukla, dengeli, tam ve doğru olarak kullanılması esastır.

b)Kendisine imza yetkisi verilen yönetici; yetkilerini görev, hizmet ve sorumluluklarının gerektirdiği şekilde ve dikkatle kullanacaktır.

c)Belediye Başkanı dışında kalan imza yetkisine sahip yöneticiler, çok önemli konular ile Başkanlık politikasını ilgilendiren ilke ve karar niteliği taşıyan hususlarda, imzadan önce veya işlem safhasında üst makamlara bilgi sunarak, bu makamların görüş ve talimatlarına göre hareket edeceklerdir.

ç)Başkan Yardımcıları kendilerine bağlı birimler, Birim Amirleri ise kendi birimleri ile ilgili tüm iş ve işlemler hakkında bilgilendirileceklerdir.

d)Belediye Başkanı hariç olmak üzere, 5. maddede sayılan yetkililerin; izin, rapor, geçici görev vb. sebeplerle görevi başında bulunmadığı hallerde usulüne uygun olarak görevlendirilen vekili imza yetkisini kullanır. Bu süre içinde vekil tarafından yapılan önemli işler hakkında asıl yetkiliye sonradan bilgi verilir. Vekil tayin edilmeyen durumlarda imza yetkisi bir üst makamdadır.

e)Yazılar, yazıyı hazırlayandan başlayarak bütün ara kademe yetkililerinin parafı alınarak imzaya sunulacaktır. Birden fazla birimi ilgilendiren veya görüşünün alınmasını gerektiren yazıların paraf kısmında ilgili Birim Amirlerinin de parafı alınacaktır.

f)Resmi evrakı paraf edenler, yönetim basamaklarındaki sıraya göre evraktaki bilgi ve kararları değiştirebilir ve düzeltebilirler. Evraktaki en son değiştirme ve düzeltme yetkisi, imza yetkisine sahip yöneticinindir.

g)Yazılar ekleri ile birlikte imzaya sunulur.

ğ)Kurum içi ve dışı yazışmalarda “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun davranılacaktır.

h)Belediye Başkanından sonra gelen yetkililerce Başkan adına imzalanacak yazılarda “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak, ad ve soyadın altına “Başkan a.” ifadesine yer verilecek ve bunun altına da imzalayanın makam unvanı yazılacaktır.

ı)Belediye birimleri tarafından yazılan ve birden fazla birimin görev alanına giren hususlara ilişkin yazılar, muhatap birim dışında ilgili diğer birimlere de “bilgi için” dağıtımlı olarak yazılacaktır.

Yetki devri

MADDE 7- (1) Yetki devri işlemlerinde;

a)Başkanlık Makamına ait olan yetkiler, Başkanlık Makamının yazılı izni olmadıkça devredilemez.

b)Belediye Başkanı, Başkan Yardımcıları ve Birim Amirleri, kanunlarla yetki devrine müsaade edilen iş ve işlemler için kendisine bırakılmış imza yetkisini, sınırlarını ve süresini açıkça belirlemek suretiyle astlarına devredebilirler.

c)Yetki devri yapılan durumlarda, hangi yetkinin kime devredildiği açıkça yazılarak Başkanlık birimlerine duyurusu yapılacaktır.

ç)Yetki devri, yetkisini devreden amirin gözetim sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

d)Kendilerine yetki devredilenler, tüm yetkilerini çekimserlik göstermeden kullanmakla yükümlü olup belli dönemlerde yetki devredene bilgi verecek, yetki devreden ise bu bilgiyi arayacaktır.

Sorumluluk

MADDE 8- (1) Bu Yönerge ile verilen yetkilerin tam ve doğru olarak kullanılmasından 5. maddede sayılan imza yetkilileri sorumludur.

Yazışmalarda uyulacak ilkeler

MADDE 9- (1) Şekil ve Metin:

Doğrudan Başkana bağlı birimler dışındaki Belediye Birim Amirleri, Başkanlık Makamına arz edilmesi gerekli her türlü yazı, onay ve belgeleri; ilgili Başkan Yardımcısının onayı ile Başkana arz ederler.

Başkan Yardımcıları tarafından birimlere yazılan yazılar “rica ederim”; diğer birimlerin, birimler arasındaki yazışmaları ise “arz ederim” şeklinde bitirilecektir.

Her yazı yetkili amirin imzasına sunulmadan önce, hiyerarşik düzene uyularak dikey koordinasyon ve gerektiği oranda da yeterli arz ve izah yapılarak idari ve teknik koordinasyona başvurulmak suretiyle hazırlanacak ve ilgililer tarafından “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak paraf edilecektir.

Yazılara imza ve paraf koyan yetkililer evrakın;

-Şekil ve dil yönünden standartlara uygunluğundan,

-Yazıların ve eklerin imzalı, paraflı ve tamam olup olmadığından,

-Dağıtımın şekle uygunluğundan sorumludur.

Bu görevliler yazılarda hatalı veya eksik kısımlar varsa, bir üst imza veya parafa gönderilmeden önce bunları düzelttirip tamamlattıracaklardır.

(2) Sistem:

Başkan veya Başkan Yardımcısı tarafından imzalanacak her türlü Olur yazıları, “Başkanlık Makamına” hitaben sunulacak, başka bir hitap kullanılmayacaktır.

(3) Takip:

Yazışmalara paraf veya imza koyan görevliler, yazışmaların sonuçları alınıncaya kadar yazılarını takiple yükümlüdür. Bilgi talebi içeren ve cevap gerektiren yazılar günlü olarak yazılır.

(4) Tekit:

Gününde cevap alınamayan yazılara ilişkin yazılacak tekit yazıları yazıyı gönderen makam ya da gerektiğinde bir üst makamın imzası ile gönderilir.

İKİNCİ BÖLÜM

Belediye Başkanı

Başkan tarafından imzalanacak yazılar ve onaylar

MADDE 10- (1) Belediye Başkanı;

a)Cumhurbaşkanlığı ve Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği’ne yazılan yazılar, Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanı’nın imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar, Bakan imzası ile gelen yazıların cevapları ile Bakanlıklara sunulan Başkanlığın görüş ve tekliflerini içeren yazılar,

b)Genelkurmay Başkanı imzası ile gelen yazılara verilen cevaplar ile Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliğine yazılan yazılar,

c)Valilikten vali imzası ile gelen yazılara Başkan’ın görüş ve tekliflerini içeren cevap yazıları,

ç)Uluslararası kuruluşların Başkan ve Genel Sekreterleri’ne yazılan yazılar,

d)Belediye Başkanı imzası ile gelen yazılardan mahiyeti itibariyle uygun görülenler,

e)Büyükelçiliklerle ve Konsolosluklarla yapılacak her türlü yazışmalar,

f)Başkanlık adına görüntülü ve yazılı basına yapılacak yazılı açıklama metinleri,

g)Belediye Meclisine sunulacak kadro ihdas, iptal ve unvan değişikliği teklifleri,

ı)Memur Disiplin Kurulu’nca verilen cezalardan yönetmelik gereği onaylanması gerekenler,

i)İşçi Disiplin Kurulu kararı gereğince iş akdi fesih onayları,

j)Kurumlar arası gelen nakil ve açıktan atama onayları ile Kurum dışı tüm atama, nakil ve yer değiştirme onayları,

k)Kurum içi yer değiştirme, geçici görevlendirme, görevlendirme, atama, istifa ve görevden çekilme onayları,

l)Kadroların kullanılması ile ilgili düzenlenen açıktan atama talep formu gerekçe ve izin yazıları,

m)İkinci görevle atamalar, Kurum dışı görevlendirme onayları,

n)Başkan Yardımcıları arasındaki görev dağılımını belirleyen genelgeler,

o)Başkan Yardımcıları ve doğrudan Başkan’a bağlı müdürlerin yurt içi ve yurt dışı her türlü izin onayları,

ö)Başkan Vekili vekâlet onayı ile Müdür’e vekalet onayları,

p)Encümenin memur üyelerinin görevlendirme yazıları,

r)Memur ve işçilerle ilgili Disiplin Kurulları, Etik Kurulu, Mal Bildirimi İnceleme Komisyonu oluşturulmasına ilişkin yazılar,

s)Birim Yönetmeliklerinde tanımlanan üst sorumlu, bölüm sorumlusu ve büro sorumlularının görevlendirme yazıları,

ş)Belediye Meclisi gündemine alınacak teklif yazıları,

t)Başkana bağlı birimlerin, Encümen gündemine alınacak teklif yazıları,

u)İmar planları ve plan tadili olurları,

ü)Yatırım programı ve bütçenin nihai durumunun saptanması kararları,

v)Önemli yatırımlara ait değişiklik kararları,

y)Yatırım programı ve bütçe genelgeleri ile tebliğleri,

z)Belediye Kanunu’nda verilen görev ve yetkilere istinaden yapılan sözleşme, onay ve yazılar,

aa)Anma, kutlama günleri ve bayram programlarına ilişkin tebliğler,

cc)Valiliğe gönderilen ihale yasağı ile ilgili yazılar, 

çç)İşçi kıdem tazminatı onayları,

dd)Arsa tahsis onayları, sosyal konut tahsis onayları, tapu tahsislerin iptal onayları,

ee)Kanun, yönetmelik ve yönergelerde doğrudan Başkan’a bırakılan diğer konular,

ff)Başkanlık Makamınca imzalanması uygun görülen diğer yazılar,

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Belediye Başkan Yardımcıları

Başkan yardımcısının imzalayacağı yazılar ve onaylar

MADDE 11- (1) Belediye Başkan Yardımcıları;

a)Başkanın görevi gereği makamında bulunmadığı ve acilen ulaşılamadığı zamanlarda Başkan tarafından imzalanması gereken ancak özellik ve ivediliği sebebiyle gecikmesinde sakınca bulunan yazılar,

b)Başkan Yardımcısı’na bağlı Birimlerin yazıları,

c)Başkan tarafından imzalanması gerekmeyen Bakanlık ve Genel Müdürlük yazı cevapları,

ç)Başkan’ın imzalayacakları dışında kalan, bir direktifi, öneriyi ve görüş tespitini gerektiren genelge ve yazılar,

d)Başkan’ın imzasına sunulacak yazıların parafı,

e)Yetki devri çerçevesinde Başkanlık ettiği Komisyon kararları,

f)Görevlendirilen Belediye Encümen Üyesi sıfatıyla veya Başkanın katılmadığı toplantılarda “Encümen Başkanı” sıfatıyla imzalanacak Encümen Kararları, Encümen toplantılarına başkanlık yapması halinde Encümen gündemi onayları ve acil durumlarda Encümen’i toplantıya çağrı yazıları,

g)Bağlılık ve yetki çerçevesinde Birim Müdürleri ve diğer personelin yurt içi ve yurt dışı her türlü izin onayları,

ğ)Daimi yevmiyeli kadrolu işçilerin toplu sözleşmede belirtilen ücretli sosyal izin onayları,

h)Başkan tarafından Başkan Yardımcısı’nın imzalamasının uygun görüldüğü diğer onay ve yazılar,

ı)Yurtdışı görevlendirmelerle ilgili Encümen’e sevk onayları,

i)Belediye Başkan Yardımcısı imzası ile gelen yazılar,

j)Belediye yatırımlarının koordinasyonu ve izleme sonuçlarının değerlendirilmesi ve ilgili birimlere sevk yazıları,

k)Belediye Başkanı imzası ile gelen ve mahiyeti itibariyle Başkan tarafından imzalanması uygun görülmeyen yazılar,

l)Yetki çerçevesinde Encümen’de görüşülmesi gereken konularla ilgili yazı ve onaylar,

m)2981 sayılı Yasaya göre hak sahiplerine yapılan tahsislerle ilgili Encümene sevk

yazıları

n)Yatırımlara ait poz değişiklik onayları,

o)Hizmet akışı ile ilgili Başkan adına yazılan dış yazışmalar,

ö)Yetki çerçevesinde (Başkan adına) işyerlerinin çalışma ruhsatları,

p)Bakanlıklardan Belediye Birimleri ‘ne gönderilen yazılara verilecek cevap yazıları,

r)Başkana sunulacak brifinglerin hazırlık çalışmalarını başlatma emir ve bildirileri,

s)Kurum içi memur kademe ilerlemesi, terfi ve intibak onayları 

ş)İşçi Disiplin Kurulu’nun iş akdi feshi kararları dışındaki kararları

t)Önemi itibariyle Başkan Yardımcısı tarafından imzalanması gereken diğer yazılar,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Birim Amirleri

Birim amirlerinin imzalayacağı yazılar

MADDE 12- (1) Birim Amirleri;

a)Başkan’ın onayına sunulacak teklif yazıları,

b)Başkanlık tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların bilgi ve gereği için dağıtım yazıları,

c)Başkanlık Makamından Müdürlüğe havale edilen Başkanlık Emirleri, Yönetmelik, Yönerge, Genelge, Tebliğ, Bildiri ve Yazı şeklinde yayınlanması istenen yazılar, kamu kurum ve kuruluşlarından Belediyeye bilgi için gönderilen ve dağıtımı istenen yazılar,

ç)Harcama yetkilisi sıfatıyla imzalaması gereken yazılar,

d)Başkan Yardımcıları tarafından imzalanması gerekmeyen yazılar,

e)Günlük evrakın üst makamlara veya ilgili birime havale edilmesi,

f)Başvuru dilekçelerinin incelenmesi veya bilgi istenmesi için kuruluşlara veya ilgilisine yazılan yazılar,

g)Doğrudan Başkan’a bağlı birimlerde personelin yurt içi ve yurt dışı her türlü izin onayları; Başkan Yardımcısına bağlı birimlerde izin teklif yazıları,

ğ)Personelin disiplin uygulamalarına ilişkin yazılar, üst makama teklif yazıları,

h)Disiplin ceza ve soruşturmalarına ait yazılar,

ı)Birim içi talimat yazıları, uyarı yazıları ile düzenlemelere ait bilgilendirme yazıları,

i)Emir ve icra niteliği taşımayan birimler arası yazılar,

j)Yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Başkanlığın takdirini gerektirmeyen, emir ve icra niteliği taşımayan bilgi mahiyetindeki rutin yazılar,

k)Yazı ekleri, evrak suretleri parafı veya “aslı gibidir” onayı, tekit yazıları ile dava dosyaları hakkında yazılan müdürlük görüşleri,

l)Maaş bordroları, tahakkuk müzekkeresi ve dosya ile ilgili diğer yazışmalar,

m)Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine göre harcama yetkililerine tanınan yetkiler çerçevesinde yazılan yazı, onay ve görevlendirmeler,

n)Kıymetli evrak talebi, malzeme talep yazıları ve malzeme sarf raporu onayı,

o)Mali Hizmetler Müdürlüğü’nce bankadaki hesaba yatırılan Müdürlük tahsilatının teslimat müzekkereleri,

ö)Tasarruf ve emekli kesenekleri icmalleri onayları, harcama yetkilisi sıfatıyla Müdürlüğün tahakkukları,

p)Birim maaş ve ayniyat mutemetlerinin teklif yazıları,

r)Amme alacaklarıyla ilgili ödeme emirleri ile haciz varakaları ve üst yazıları,

s)İşçi işe giriş bildirgeleri, işçi-memur maaş nakil ilmühaberleri, birimle alakalı iç görevlendirme onayları,

t)Birimlere gönderilen veya mahkemelerce istenen Meclis ve Encümen karar suretlerinin tasdiki (Yazı İşleri Müdürü tarafından uygulanacaktır),

u)Yürürlükteki mevzuat çerçevesinde imzalanması ve onaylanması gereken yazılar,

ü)Mahkeme Kararlarının ifası ile ilgili yazışmalar,

BEŞİNCİ BÖLÜM

Birim Amirlerinin Yetki Devrettiği Astlar

Yetki devredilenler imzalayacağı yazılar

MADDE 13- (1) Birim Amirlerinin Başkan Onayıyla Yetki Devrettiği Astlar;

            a)İmza yetkilisi tarafından yetki devri yapılmak suretiyle devredilen iş ve işlemlere ilişkin yazılar,

ALTINCI BÖLÜM

Diğer Hükümler

Yürürlük ve yürütme

MADDE 14- (1) 14 maddeden oluşan işbu Yönerge Elmadağ Belediye Başkanı tarafından yürütülür.